7 Bước lên kế hoạch hành động trong công việc

0

Làm thế nào để có thể hoàn thành mục tiêu một cách dễ dàng, đó chính là lên kế hoạch hành động đầy đủ và chi tiết nhất. Bởi kế hoạch hành động chính là một danh sách kiểm tra các bước hoặc nhiệm vụ bạn cần hoàn thành để đạt được các mục tiêu bạn đã đặt ra. Để tìm hiểu chi tiết hơn về các bước lên kế hoạch hành động, hãy cùng Unica tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé. 

Các bước lên kế hoạch hành động

Bước 1: Xác định mục tiêu cuối cùng của bạn

Nếu bạn không rõ về những gì bạn muốn làm và những gì bạn muốn đạt được, điều đó đồng nghĩa với việc bạn đang tự sắp đặt cho mình thất bại.

Lập kế hoạch cho một sáng kiến mới? Bắt đầu bằng cách xác định bạn đang ở đâu và bạn sẽ làm gì để thực hiện mục tiêu của mình.

Giải quyết một vấn đề? Phân tích tình hình và đưa ra các giải pháp khả thi trước khi sắp xếp thứ tự ưu tiên. 

Sau đó, viết ra mục tiêu của bạn. Và trước khi chuyển sang bước tiếp theo, bạn có thể sử dụng mô hình mục tiêu SMART. Hãy nói cách khác, mục tiêu bạn đưa ra phải đáp ứng các tiêu chí như sau: 

– Specific – Cụ thể

– Measurable – Có thể đo lường được

– Attainable – Có thể đạt được

– Relevant – Có liên quan

– Timely – Đúng lúc

Lên kế hoạch

Mục tiêu Smart

Bước 2: Liệt kê các bước cần làm tiếp theo

Mục tiêu là rõ ràng. Chính xác thì bạn nên làm gì để nhận ra điều đó? Hãy tạo một mẫu thô để liệt kê tất cả các nhiệm vụ phải thực hiện, ngày hoàn thành và những người chịu trách nhiệm. Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo rằng toàn bộ nhóm đều tham gia vào quá trình này và có quyền truy cập vào tài liệu. Bằng cách này, mọi người sẽ nhận thức được vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án.

Đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ được xác định rõ ràng và có thể đạt được. Nếu bạn gặp các nhiệm vụ lớn hơn và phức tạp hơn, hãy chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ thực hiện và quản lý hơn. 

Bước 3: Ưu tiên các công việc và thêm thời hạn

Đã đến lúc bạn cần tổ chức lại danh sách bằng cách sắp xếp các thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Bạn có thể cần ưu tiên một số bước vì nó quan trọng và giúp bạn hoàn thành mục tiêu một cách nhanh hơn.

Thêm thời hạn và đảm bảo chúng phải thực tế. Tham khảo ý kiến của người chịu trách nhiệm thực hiện để hiểu rõ năng lực của họ trước khi quyết định thời hạn. 

Lên kế hoạch

Cách lên kế hoạch công việc

Bước 4: Đặt các mốc quan trọng

Các cột mốc có thể được coi là mục tiêu nhỏ dẫn đến mục tiêu chính khi hoàn thành. Lợi thế của việc thêm các cột mốc nhỏ là chúng mang lại cho các thành viên trong nhóm mong đợi điều gì đó và giúp họ có động lực ngay cả khi ngày đến hạn cuối cùng còn rất xa.

Bắt đầu từ mục tiêu cuối cùng và quay trở lại khi bạn đặt các cột mốc quan trọng . Hãy nhớ đừng giữ quá ít hoặc quá nhiều thời gian giữa các mốc mà bạn đặt ra. Đó là cách tốt nhất để đặt các cột mốc không gian cách nhau khoảng hai đến ba tuần.  

Bước 5: Xác định các nguồn lực cần thiết

Trước khi bạn bắt đầu dự án của mình, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn có tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ. Và nếu chúng hiện không có sẵn, trước tiên bạn cần lập kế hoạch để có được chúng. 

Điều này cũng nên bao gồm ngân sách của bạn. Bạn có thể chỉ định một cột trong kế hoạch hành động của mình để đánh dấu chi phí của từng nhiệm vụ nếu có.  

Lên kế hoạch

Xác định các nguồn lực khi xây dựng kế hoạch

Bước 6: Hình dung kế hoạch hành động của bạn

Mục đích của bước này trong các cách lên kế hoạch công việc là tạo ra thứ gì đó mà mọi người có thể hiểu được trong nháy mắt và có thể chia sẻ với mọi người. Cho dù kế hoạch hành động của bạn ở dạng biểu đồ, đồ thị, sơ đồ thì cũng hãy đảm bảo rằng nó truyền đạt rõ ràng các yếu tố trong xuyên suốt quá trình hành động như: nhiệm vụ, thời hạn, tài nguyên, ngân sách và nguồn lực… Vã hãy lưu ý rằng, với kế hoạch hành động này, tất cả mọi người tham gia để có thể dễ dàng truy cập tài liệu này và có thể chỉnh sửa được.

>> 5 Bước lên kế hoạch học tập hữu ích

>> Khung năng lực là gì? Ứng dụng hữu ích trong công việc

Bước 7: Theo dõi, đánh giá và cập nhật

Dành thời gian để đánh giá tiến độ bạn đã đạt được với nhóm của mình. Bạn có thể đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành trong kế hoạch hành động để thu hút và tạo động lực đến các thành viên khác nhằm thúc đẩy họ hoàn thành mục tiêu chung một cách nhanh hơn. 

Điều này cũng sẽ đưa ra các nhiệm vụ đang chờ xử lý hoặc bị trì hoãn, trong trường hợp đó, bạn cần tìm ra lý do và tìm giải pháp phù hợp. Và sau đó cập nhật kế hoạch hành động cho phù hợp. 

Ngoài 7 bước lên kế hoạch hành động mà Unica đã chia sẻ quan bài viết trên, bạn đọc có thể tham khảo thêm khóa học “Quy trình thiết lập kế hoạch- Chinh phục mục tiêu” của giảng viên Trường Nguyễn có trên Unica.vn.

Tham khảo khóa học “Quy trình thiết lập kế hoạch- Chinh phục mục tiêu”

Với lộ trình bao gồm 44 bài giảng, giảng viên sẽ giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch, chân dung của người thành công và thất bại. Ngoài ra, bạn còn nắm được các nguyên tắc để xây dựng một bản kế hoạch chi tiết, đầy đủ như: Nguyên tắc PDCA, Smart, 5W1H1C….

Nếu bạn cũng muốn chinh phục các mục tiêu đã đề ra bằng cách lên kế hoạch công việc thì hãy nhanh tay đăng ký để có cơ hội sở hữu khóa học ngay hôm nay bạn nhé !

>> ĐĂNG KÝ NGAY <<

Tags:
Phát triển cá nhân Kỹ năng lập kế hoạch

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây